Nuestro sistema de gestión engloba los servicios que se detallan, queriendo resaltar que como paso previo al inicio de gestión, una vez aceptado el presupuesto, se haría un estudio exhaustivo de costes con la idea de optimizar los recursos y servicios, que se presentaría a Junta para aprobación, sin que este despacho de Administración este sujeto a la colaboración con empresas determinadas, lo que supone para la comunidad un beneficio en costos de servicios, puesto que se consiguen los mejores precios y servicios del mercado, con empresas de primer orden, por lo que cualquier beneficio que se obtenga redunda siempre en beneficio exclusivo de la comunidad. Reseñar que se cuenta con acuerdos de reducción de costos de servicios con empresas de primer orden.
Igualmente, entendemos vital indicar que a diferencia de otros compañeros, es la administradora de fincas colegiada y letrada en ejercicio la que acude a las juntas de propietarios, lo que supone que la comunidad este realmente asesorada jurídicamente en cualquier cuestión que surja en el mismo momento, esto también es muy importante de cara a una gestión integral puesto que se minimizan las controversias entre propietarios, ya que cuentan con un asesoramiento constante y adecuado en todo momento. De hecho en una cuestión muy común como es la reclamación judicial de morosos, es el despacho directamente el que se encarga no solo de la reclamación extrajudicial sino de la reclamación judicial.
Por último, he de señalar que se han implementado nuevos servicios con motivo de la situación de pandemia, lo que ha posibilitado que las comunidades gestionadas mantengan realmente todos los servicios ofertados, como han sido la equipación y ofrecimiento de una sala de juntas para videoconferencia, lo que viene a demostrar nuestro interés en ofrecer siempre un buen servicio a nuestros administrados.
Sin que tenga carácter exhaustivo, los servicios incluidos en todas nuestras ofertas con independencia del tamaño de la comunidad son:
ADMINISTRACIÓN
1) Gestión de Averías, e intermediación según necesidades con los distintos servicios que requiera la comunidad.
2) Solicitud de presupuestos y posterior presentación a la comunidad para elección por parte de ésta.
3) Seguimiento y control de reparaciones.
4) Gestión de pago de servicios, según se determine titularidad de cuenta corriente.
5) Cuantas gestiones sean necesarias para el mantenimiento del edificio comunitario, desde el plano de la gestión de un Administrador de fincas.
6) Visitas mensuales a la comunidad según necesidad.
7) Control de la gestión de piscina y zonas recreativas, a nivel del Administración de fincas.
8) Remisión de documentación a comuneros como por ejemplo, copia de Actas o presupuestos.
9) Confección de toda clase de escritos relativos a instancias, convocatorias de Juntas, reclamaciones, avisos, circulares informativas, etc.
10) Puesta a disposición de un sala de juntas en el despacho de administración, así como de medios para la realización de videoconferencias.
11) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros procedentes, dentro de las funciones reseñadas.
12) Remisión de convocatorias a Junta y redacción del acta y posterior remisión.
13) Remisión de cuantas circulares, cartas, escritos, solicitudes, apercibimientos o notificaciones escritas sean necesario redactar y remitir, excluyéndose el certificado de deudas y el del acuerdo comunitario sobre cesación.
14) Se custodiara la documentación de la comunidad por un plazo máximo de 5 años, si la comunidad no contare con un lugar para archivo, en cuyo caso se custodiará la documentación del último ejercicio, los contratos en vigor y los libros de actas y cuentas.
15) En cualquier caso, quedan incluidas todas y cada una de las funciones propias de un Administrador de fincas, las cuales, vienen definidas por el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, Ley 8/1999 y la definida como Área de gestión y conservación y el de Secretaría-Asesoría que define las normas de honorarios, puntualizadas en el presente.
ASESORAMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE
1) Negociar, intervenir y mediar en nombre de la Comunidad frente a los diferentes organismos públicos, empresas privadas y particulares, con los que la Comunidad tenga relación. (Correos, Sevillana, etc…)
2) Llevanza de la contabilidad de los ingresos y gastos de la Comunidad.
3) Evaluación y posterior publicación de forma mensual del estado de cuentas de la Comunidad con desglose pormenorizado de ingresos y gastos.
4) Presupuesto anual de ingresos y gastos, el cual podrá realizarse en periodos más breves si ello resultare necesario.
5) Confección y presentación de documentos oficiales como son entre otros los modelos 110 y 190, de la Agencia Tributaria.
6) Aconsejar y orientar, sobre las cuestiones, que de cualquier naturaleza puedan surgir en el desarrollo de la comunidad de propietarios.
7) Emisión de recibos para el cobro de cuotas (contando con un acuerdo con la entidad SABADELL de reducción en sus comisiones).
8) En definitiva, incluye el área económico contable que define las normas de honorarios.
ASESORAMIENTO JURÍDICO
1) Asistencia a reuniones; a la junta o asamblea ordinaria, legalmente estipuladas en la Ley 8/99, Ley de Propiedad Horizontal, y una extraordinaria, actuando como Secretario y levantando Acta de las mismas, asesorando en materias jurídicas, administrativas etc…
2) Elaboración de Estatutos, así como de la Normas de Régimen Interior.
3) Estudio, emisión de Consultas, dictámenes e informes sobre las diferentes cuestiones que puedan surgir en la Comunidad.
4) Gestiones y requerimiento de pago, extrajudiciales y judiciales, en reclamación de cuotas impagadas, a los copropietarios morosos. INCLUIDO EN EL PRESUPUESTO. Durante el tiempo que se estén prestando los servicios de Administración.
5) Reducción de un porcentaje, a determinar en el presupuesto, en los honorarios, para todos los asuntos de carácter judicial en los que se vea inmersa la Comunidad, tales como por ejemplo; impugnación de acuerdos gravemente perjudiciales para la Comunidad, procedimientos Declarativos Civiles en los que la Comunidad aparezca como demandada o actora, procedimientos Laborales, etc…
ASESORAMIENTO LABORAL
1) Relaciones laborales y de Seguridad Social con terceras personas contratadas por la Comunidad, así como, asesoramiento en todos los contratos celebrados por la misma.
2) Reducción de un porcentaje a determinar en el presupuesto, en los honorarios, de letrado en los procedimientos laborales que tuviere la comunidad.
SERVICIOS ESPECIALES NO CONTRATADOS A PRESTAR SEGÚN DEMANDA Y NECESIDAD.
Solicitud de subvenciones o actuaciones protegibles para la instalación de ascensores o trabajos de conservación de la edificación. Control de la Ejecución de obras o trabajos de conservación o mantenimiento extraordinarios a realizar en el inmueble como por ejemplo; obras derivadas de la ITE del mismo. Declaración, renovación periódica de los ficheros de la comunidad a la agencia de protección de datos. Estos servicios de carácter especial relacionados de manera enunciativa, o aquellas actuaciones solicitadas por la comunidad serán objeto de minuta independiente y separada por el importe que libremente acuerden las partes o en su caso, en lo establecido por la norma orientadora de honorarios del Colegio Territorial de Administradores de Sevilla.
GARANTÍA Y AVAL
Con independencia de las garantías personales que podamos aportar como profesionales, al ser Administradores de fincas colegiados (nº 1086) la gestión de cada una de las profesionales está avalada por un Seguro de Responsabilidad civil de 1.200.000,00 Euros y otro de fianza de 12.000,00 Euros, e igualmente, el Ilustre Colegio de Abogados, del que formamos parte, colegiada nº 9081, cuenta con otro seguro de responsabilidad Civil de 250.000,00€.